Оптимізація витрат на ІТ за допомогою електронних порталів

Тиск на оптимізацію ІТ-витрат без шкоди для якості

Основна увага приділяється розумній автоматизації – цифровим порталам, які обробляють рутинні затвердження, з’єднують відділи та зменшують ручну працю. Найкращим прикладом оптимізації витрат на ІТ є наша компанія, партнер Creatio, яка реалізувала сотні проектів, продемонструвавши, що контроль витрат та ефективність можуть йти рука в руку, якщо технологію впроваджувати розумно. Вона є ТОП-партнером не дарма, адже має понад 350 успішних проектів, що доводить, що ця модель працює в масштабі.

Зростання бюджетів на ІТ та економічний тиск у 2026 році

Gartner прогнозує, що глобальні витрати на ІТ перевищать 6,08 трлн доларів США у 2026 році, тоді як 60% керівників ІТ-відділів повідомляють про тиск з боку керівництва з метою скорочення витрат на ІТ на 15-25% у порівнянні з попереднім роком. У фінансовому секторі, за даними галузевих коментарів, застарілі основні системи в банках часто споживають більшу частину ІТ-бюджетів просто на експлуатацію та обслуговування, але часто згадуваний діапазон «40-60%» вимагає контекстуальної кваліфікації і може варіюватися залежно від розміру організації та регіону.

Макроекономічна нестабільність, включаючи коливання валютних курсів, порушення ланцюгів поставок та ризики, пов’язані з постачальниками, часто згадуються керівниками ІТ-відділів та відділів закупівель як фактори, що посилюють контроль за бюджетом. Традиційні методи скорочення витрат, такі як відстрочка оновлень, перегляд контрактів з постачальниками або перенесення підтримки за кордон, все ще використовуються, але багато керівників ІТ-відділів вважають, що в епоху цифрової акселерації та зростаючого попиту на безперебійну роботу, швидкість та показники якості обслуговування клієнтів ці підходи приносять все меншу віддачу — хоча, знову ж таки, ці цільові показники KPI значно різняться залежно від сектору та географічного регіону.

Чому традиційні методи скорочення витрат не працюють

У різних галузях CIO, які впроваджують загальні скорочення, часто стикаються з ефектом відскоку протягом 12 місяців, що послаблює підрозділи та уповільнює потенціал зростання. Відстрочене технічне обслуговування може збільшити кількість інцидентів на 39%. Це не рідкісна ситуація, оскільки аудит ліцензій виявляє 25–30% невикористаного програмного забезпечення, а переговори про переукладення угод можуть зв’язати підприємства дороговартісними багаторічними контрактами. Офшоринг економить близько 50% на робочій силі, але несе ризики щодо дотримання нормативних вимог. Багато організацій в результаті платять за одне і те ж програмне забезпечення більше ніж один раз, оскільки немає централізованої системи управління ІТ-бюджетом, яка б відстежувала всі передплати та використання.

Як автоматизація змінює правила гри для ІТ-відділів

Впровадження автоматизації ІТ-процесів змінює підхід від постійного реагування на проблеми до більш організованого робочого процесу. Електронні портали стають командним центром, що обробляє запити, затвердження та міжвідомчі завдання. Наприклад, один запит на порталі може автоматично заповнити дані з ERP, перевірити бюджет у режимі реального часу, направити його відповідному менеджеру для затвердження та надати доступ через автоматизовану систему управління ІТ-активами – і все це без втручання людини.

Вплив автоматизації легко помітити. Об’єднання чотирьох застарілих інструментів в єдину платформу дозволяє скоротити витрати на обслуговування приблизно на 60%. Інструменти без коду дозволяють бізнес-аналітикам оптимізувати ІТ-операції та змінювати ланцюжки затвердження за лічені дні, а не місяці. Наші клієнти повідомляють, що внутрішні процеси стали на 50-70% швидшими, що дозволяє інженерам зосередитися на проектах, що приносять дохід.

Інструменти для підвищення ефективності ІТ також допомагають виявити приховані витрати. Система аналізує невикористані ліцензії і, за необхідності, деактивує їх, отримуючи відшкодування. Прогнозування попиту дозволяє запобігти перевитратам на 20-30%. Для компаній, які турбуються про залежність від постачальників, відкриті API та платформа Creatio з низьким рівнем кодування дозволяють перенести дані за кілька тижнів, а не років.

Що робить цифрові електронні портали потужним інструментом оптимізації витрат

Наші цифрові електронні портали – Клієнтський сервіс-портал, Портал для інвестиційних проєктів, Портал для 360° опитувань та Корпоративний HR-портал забезпечують автоматизацію на рівні підприємства протягом шести місяців. Не потрібно складного програмування.

Централізовані робочі процеси та затвердження

Уявіть банк із 5000 співробітників, де раніше запити на придбання ІТ-обладнання оброблялися за допомогою електронної пошти, Excel та трьох різних систем. Тепер усе об’єднано в єдиний портал. Співробітники надсилають запити через зручний веб-або мобільний інтерфейс наших електронних порталів, а форми автоматично заповнюються даними з Active Directory.

Запити обробляються відповідно до правил: запити на суму до 5000 доларів США обробляються керівником відділу, на суму від 5000 до 50000 доларів США — керівником інформаційно-технологічного відділу, а запити на суму понад 50000 доларів США вимагають затвердження відділами закупівель та фінансів. Якщо запит «застряг», система автоматично нагадує про це відповідальним особам. В результаті час затвердження скоротився з 12 днів до менше ніж двох, що робить оптимізацію витрат на ІТ реальною.

Усунення ручних помилок і дублювання витрат

Ручні процеси призводять до дорогих помилок. Це типова ситуація: коли клієнт з галузі телекомунікацій поновлює 1200 дублікатів ліцензій SaaS через розбіжності в електронних таблицях. Цифрова трансформація забезпечує єдине джерело достовірної інформації:

• Інтеграція з ERP запобігає подвійному введенню даних.
• Штучний інтелект виявляє аномалії – дві ліцензії Adobe для одного користувача.
• Автоматизований збір ліцензій дозволяє повернути тисячі доларів вже в першому кварталі використання.

Згідно з результатами внутрішніх аудитів, рівень помилок у кодуванні витрат знизився приблизно на 90%.

Інтеграція з існуючими ІТ-системами (ERP, CRM, HRMS)

Автоматизація ІТ-систем підприємства часто зазнає невдачі, коли корпоративні портали стають ізольованими силосами. Наша платформа вирішує цю проблему, пропонуючи понад 200 готових інтеграцій. Це дозволяє без зусиль синхронізувати профілі співробітників з Workday, отримувати дані про контракти з SAP та передавати автоматизацію ІТ-операцій до ServiceNow.

У банківській сфері інформація про кредитні операції з основних систем миттєво надходить на портали інвесторів. Роздрібні мережі можуть автоматично передавати дані з касових апаратів до модулів планування роботи співробітників. В результаті компанії отримують повний огляд процесів за допомогою економічно вигідних ІТ-рішень, без необхідності дорогого оновлення існуючих систем.

Приклади з реального життя — електронні портали Banza в дії

Завдяки електронним порталам Banza компанії мають можливість інтегрувати всі свої внутрішні сервіси в єдину систему — від CRM до HR та платіжних інструментів. Завдяки нашій платформі більше не потрібно кодування, оскільки командам не доводиться чекати, поки ІТ-фахівці запустять новий процес або впровадять оновлення на порталі. За допомогою автоматизації витрати скорочуються, а все працює швидше: співробітникам не потрібна професійна допомога для управління контентом, опитування автоматизовані, як і зворотний зв’язок та інші внутрішні завдання.

Кейс 1: Скорочення витрат та оптимізація робочих процесів

Коли банк вирішив модернізувати свої внутрішні системи, команда зіткнулася зі стандартною проблемою: застарілим порталом на SharePoint, обслуговування якого стало дорогим, а оновлення — складним. Вони не могли впровадити навіть невеликі зміни, оскільки для цього були потрібні фахівці ІТ-відділу. Те саме стосувалося і збору відгуків співробітників, який був повільним і виконувався вручну.

За нашої допомоги банк створив новий Портал з вбудованою інтеграцією Creatio для оптимізації робочих процесів та ІТ-витрат. Нова платформа має оновлений інтерфейс з корпоративним брендингом і дозволяє нетехнічним співробітникам керувати контентом без допомоги розробників. Автоматизовані опитування тепер надають зворотний зв’язок у режимі реального часу, а вся комунікація централізована в одному місці.

Протягом першого року проект заощадив банку витрати на ліцензування та обслуговування інструментів автоматизації ІТ-процесів. Сім ключових робочих процесів були повністю автоматизовані, рівень впровадження помітно зріс, а прийняття рішень стало швидшим, оскільки менеджери нарешті отримали доступ до оперативних даних замість щомісячних звітів.

Кейс 2: Масштабування послуг на 3 мільйони користувачів

Національний архів Оману зберігає цінні документи та рукописи, що містять інформацію про історію та культуру країни. Для цього потрібна система з безпечним цифровим доступом для мільйонів користувачів. Тому архів шукав рішення, яке було б одночасно надійним і зручним для користувачів. Наша платформа автоматизації ePortal допомогла досягти цієї мети: вона забезпечує швидкий пошук і зручну навігацію по матеріалах, дозволяє громадянам, дослідникам та установам отримати до них особистий доступ, а також спрощує внутрішні процеси для співробітників NRA. В результаті ми обслужили понад 3 мільйони користувачів, захистили конфіденційні дані та зробили культурну спадщину Оману доступною для всіх, хто цікавиться його історією.

Кейс 3: Універсальна платформа для інвесторів та забудовників

Asgard Real Estate — агентство, яке продає квартири безпосередньо від забудовників без комісій, зосереджуючись на екологічному житлі та інвестиційних можливостях. Раніше компанія мала певні складнощі: системи управління інвесторами, будівельними проектами та процесами REIT не працювали як слід, що призводило до помилок та обмежувало гнучкість платежів.

З впровадженням електронного порталу все тепер знаходиться в одному місці: інтерактивні карти нерухомості, управління запитами через особисті панелі інструментів, інструменти автоматизації ІТ-операцій та графіки платежів, включаючи криптовалютні гаманці та будь-які інші способи оплати. Крім того, ви можете налаштовувати плани нерухомості без допомоги розробників.

В результаті робота стала простішою: понад 500 інвесторів отримали зручний сервіс, процеси REIT були автоматизовані, а кожен користувач може гнучко налаштовувати свій досвід — від запиту до інвестиції.

Висновок — робіть більше з меншими зусиллями

Бюджети не зростають, але очікування продовжують зростати. Багато команд все ще покладаються на ручне затвердження, роз’єднані системи та нескінченні ланцюжки квитків — і це сповільнює роботу всіх.

За допомогою нашого порталу співробітники можуть замовляти та керувати програмним забезпеченням RPA в ІТ-галузі в одному місці. Він безпосередньо підключається до систем ERP, CRM та HR, тому дані залишаються узгодженими, і командам не доводиться шукати оновлення в різних інструментах.

Більшість компаній бачать переваги вже протягом перших кількох місяців – без необхідності індивідуального програмування або значних витрат на впровадження. Це практичний спосіб скоротити витрати, а не йти на компроміси.

Чому автоматизація є ключовим фактором для стійкої оптимізації витрат

Багато компаній досягають точки, коли просте скорочення витрат більше не працює. Реальна економія досягається завдяки зміні способу функціонування ІТ-відділу, а не лише його витрат. Коли рутинні запити, затвердження та відстеження ліцензій переносяться на єдиний цифровий портал, ефект поширюється на всі команди та бюджети.

Завдяки безкодовим ІТ-інструментам оновлення відбуваються швидко. Інтегровані системи усувають дублювання та забезпечують доступність даних для всіх відділів, перетворюючи ІТ з статті витрат на реальний фактор зростання.

Незалежно від того, чи ви вивчаєте ІТ-рішення, чи вдосконалюєте свій поточний набір засобів автоматизації, правильний партнер має вирішальне значення.

Наша компанія допомогла понад 200 організаціям досягти цієї мети. Понад 150 фахівців зосереджуються на банківській, телекомунікаційній та роздрібній галузях, де найважливішою є точність. Проекти з автоматизації не зупиняються, ціноутворення залишається прозорим, а результати підтверджуються на практиці.

Дізнайтеся, як електронні портали Banza можуть допомогти вам скоротити витрати на ІТ, зберігаючи високу продуктивність.