Оптимизация затрат на ИТ с помощью цифровых электронных порталов

Давление на оптимизацию ИТ-затрат без потери качества

Фокус смещается на более умную автоматизацию — цифровые порталы, которые обрабатывают рутинные согласования, связывают подразделения и снижают объём ручной работы. Наиболее наглядный пример оптимизации ИТ-затрат — наша компания, партнёр Creatio с сотнями реализованных проектов, демонстрирующий, что контроль затрат и эффективность могут идти рука об руку при грамотном внедрении технологий. Компания является TOP-партнёром не случайно: более 350 успешных проектов подтверждают, что эта модель работает в масштабе.

Рост бюджетов на ИТ и экономическое давление в 2026 году

Gartner прогнозирует, что глобальные расходы на ИТ превысят 6,08 триллиона долларов США в 2026 году, в то время как 60% руководителей ИТ-подразделений сообщают о давлении со стороны руководства с целью сокращения ИТ-расходов на 15–25% по сравнению с предыдущим годом. В финансовом секторе, согласно отраслевым комментариям, устаревшие базовые системы в банках часто потребляют большую часть ИТ-бюджетов только на эксплуатацию и обслуживание, однако часто упоминаемый диапазон «40–60%» требует контекстной квалификации и может варьироваться в зависимости от размера организации и региона.

Макроэкономическая нестабильность, включая колебания валютных курсов, нарушения цепочек поставок и риски, связанные с поставщиками, часто упоминается руководителями ИТ и отделов закупок как фактор, усиливающий контроль за бюджетами. Традиционные методы сокращения затрат, такие как отсрочка обновлений, пересмотр контрактов с поставщиками или перенос поддержки за рубеж, всё ещё используются, однако многие ИТ-руководители считают, что в эпоху цифровой акселерации и растущего спроса на бесперебойную работу, скорость и показатели качества обслуживания клиентов эти подходы приносят всё меньшую отдачу — при этом целевые KPI значительно различаются в зависимости от сектора и географического региона.

Почему традиционные методы сокращения затрат не работают

В различных отраслях CIO, внедряющие повсеместные сокращения, часто сталкиваются с эффектом отскока в течение 12 месяцев, что ослабляет подразделения и замедляет потенциал роста. Отложенное техническое обслуживание может увеличить количество инцидентов на 39%. Это не редкая ситуация, поскольку аудит лицензий выявляет 25–30% неиспользуемого программного обеспечения, а переговоры о пересмотре контрактов могут связать предприятия дорогостоящими многолетними соглашениями. Офшоринг позволяет сэкономить около 50% затрат на рабочую силу, но несёт риски в области соблюдения нормативных требований. Многие организации в итоге платят за одно и то же программное обеспечение более одного раза, поскольку отсутствует централизованная система управления ИТ-бюджетом, отслеживающая все подписки и их использование.

Как автоматизация меняет правила игры для ИТ-подразделений

Внедрение автоматизации ИТ-процессов меняет подход от постоянного реагирования на проблемы к более организованному рабочему процессу. Электронные порталы становятся центром управления, который обрабатывает запросы, согласования и межфункциональные задачи. Например, один запрос на портале может автоматически заполнить данные из ERP, проверить бюджет в режиме реального времени, направить его соответствующему менеджеру на согласование и предоставить доступ через автоматизированную систему управления ИТ-активами — и всё это без вмешательства человека.

Влияние автоматизации легко заметить. Объединение четырёх устаревших инструментов в единую платформу позволяет сократить затраты на обслуживание примерно на 60%. No-code инструменты дают возможность бизнес-аналитикам оптимизировать ИТ-операции и изменять цепочки согласования за считанные дни, а не месяцы. Наши клиенты отмечают, что внутренние процессы стали на 50–70% быстрее, что позволяет инженерам сосредоточиться на проектах, приносящих доход.

Инструменты повышения эффективности ИТ также помогают выявлять скрытые затраты. Система анализирует неиспользуемые лицензии и при необходимости деактивирует их, возвращая средства. Прогнозирование спроса позволяет предотвращать перерасход бюджета на 20–30%. Для компаний, обеспокоенных зависимостью от поставщиков, открытые API и low-code платформа Creatio позволяют перенести данные за несколько недель, а не лет.

Что делает цифровые электронные порталы мощным инструментом оптимизации затрат

Наши цифровые электронные порталы — Клиентский сервис-портал, Портал для инвестиционных проектов, Портал для 360° опросов и Корпоративный HR-портал — обеспечивают автоматизацию на уровне предприятия в течение шести месяцев. Сложное программирование не требуется.

Централизованные рабочие процессы и согласования

Представьте банк с 5000 сотрудников, где ранее запросы на приобретение ИТ-оборудования обрабатывались с помощью электронной почты, Excel и трёх различных систем. Теперь всё объединено в едином портале. Сотрудники отправляют запросы через удобный веб- или мобильный интерфейс наших электронных порталов, а формы автоматически заполняются данными из Active Directory.

Запросы обрабатываются по заданным правилам: запросы на сумму до 5000 долларов США обрабатываются руководителем отдела, на сумму от 5000 до 50000 долларов США — руководителем ИТ-подразделения, а запросы на сумму свыше 50000 долларов США требуют согласования со стороны отделов закупок и финансов. Если запрос «зависает», система автоматически напоминает об этом ответственным лицам. В результате время согласования сократилось с 12 дней до менее чем двух, что делает оптимизацию ИТ-затрат реальной.

Устранение ручных ошибок и дублирования затрат

Ручные процессы приводят к дорогостоящим ошибкам. Это типичная ситуация: когда клиент из телекоммуникационной отрасли продлевает 1200 дублирующих лицензий SaaS из-за расхождений в электронных таблицах. Цифровая трансформация обеспечивает единый источник достоверной информации:

• Интеграция с ERP предотвращает двойной ввод данных.
• Искусственный интеллект выявляет аномалии — например, две лицензии Adobe для одного пользователя.
• Автоматизированный сбор лицензий позволяет вернуть тысячи долларов уже в первом квартале использования.

Согласно результатам внутренних аудитов, уровень ошибок в кодировании затрат снизился примерно на 90%.

Интеграция с существующими ИТ-системами (ERP, CRM, HRMS)

Автоматизация ИТ-систем предприятия часто терпит неудачу, когда корпоративные порталы превращаются в изолированные системы. Наша платформа решает эту проблему, предлагая более 200 готовых интеграций. Это позволяет без труда синхронизировать профили сотрудников с Workday, получать данные о контрактах из SAP и передавать автоматизацию ИТ-операций в ServiceNow.

В банковской сфере информация о кредитных операциях из основных систем мгновенно поступает на порталы инвесторов. Розничные сети могут автоматически передавать данные с кассовых аппаратов в модули планирования работы персонала. В результате компании получают полный обзор процессов с помощью экономически эффективных ИТ-решений без необходимости дорогостоящей модернизации существующих систем.

Примеры из реальной жизни — электронные порталы Banza в действии

Благодаря электронным порталам Banza компании получают возможность интегрировать все свои внутренние сервисы в единую систему — от CRM до HR и платёжных инструментов. С нашей платформой кодирование больше не требуется, поскольку командам не нужно ждать, пока ИТ-специалисты запустят новый процесс или внедрят обновления на портале. С помощью автоматизации затраты сокращаются, а процессы ускоряются: сотрудникам не требуется профессиональная помощь для управления контентом, опросы автоматизированы, как и сбор обратной связи и другие внутренние задачи.

Кейс 1: Сокращение затрат и оптимизация рабочих процессов

Когда банк решил модернизировать свои внутренние системы, команда столкнулась со стандартной проблемой: устаревшим порталом на SharePoint, обслуживание которого стало дорогим, а обновления — сложными. Они не могли внедрить даже небольшие изменения, так как для этого требовались специалисты ИТ-отдела. Та же проблема возникала при сборе отзывов сотрудников, который был медленным и выполнялся вручную.

С нашей помощью банк создал новый портал со встроенной интеграцией Creatio для оптимизации рабочих процессов и ИТ-затрат. Новая платформа получила обновлённый интерфейс с корпоративным брендингом и позволяет нетехническим сотрудникам управлять контентом без участия разработчиков. Автоматизированные опросы теперь предоставляют обратную связь в реальном времени, а вся коммуникация централизована в одном месте.

В течение первого года проект позволил банку сократить расходы на лицензирование и обслуживание инструментов автоматизации ИТ-процессов. Семь ключевых рабочих процессов были полностью автоматизированы, уровень внедрения заметно вырос, а принятие решений ускорилось, поскольку менеджеры получили доступ к оперативным данным вместо ежемесячных отчётов.

Кейс 2: Масштабирование услуг для 3 миллионов пользователей

Национальный архив Омана хранит ценные документы и рукописи, содержащие информацию об истории и культуре страны. Для этого требуется система с безопасным цифровым доступом для миллионов пользователей. Поэтому архив искал решение, которое было бы одновременно надёжным и удобным для пользователей. Наша платформа автоматизации ePortal помогла достичь этой цели: она обеспечивает быстрый поиск и удобную навигацию по материалам, позволяет гражданам, исследователям и учреждениям получать к ним персональный доступ, а также упрощает внутренние процессы для сотрудников NRA. В результате мы обслужили более 3 миллионов пользователей, обеспечили защиту конфиденциальных данных и сделали культурное наследие Омана доступным для всех, кто интересуется его историей.

Кейс 3: Универсальная платформа для инвесторов и застройщиков

Asgard Real Estate — агентство, которое продаёт квартиры напрямую от застройщиков без комиссий, сосредотачиваясь на экологичном жилье и инвестиционных возможностях. Ранее компания сталкивалась с рядом сложностей: системы управления инвесторами, строительными проектами и процессами REIT работали некорректно, что приводило к ошибкам и ограничивало гибкость платежей.

С внедрением электронного портала всё теперь находится в одном месте: интерактивные карты недвижимости, управление запросами через персональные панели, инструменты автоматизации ИТ-операций и графики платежей, включая криптовалютные кошельки и другие способы оплаты. Кроме того, можно настраивать планы недвижимости без участия разработчиков.

В результате работа стала проще: более 500 инвесторов получили удобный сервис, процессы REIT были автоматизированы, а каждый пользователь может гибко настраивать свой опыт — от запроса до инвестиции.

Вывод — делайте больше с меньшими усилиями

Бюджеты не растут, но ожидания продолжают увеличиваться. Многие команды всё ещё полагаются на ручные согласования, разрозненные системы и бесконечные цепочки заявок — и это замедляет работу всех.

С помощью нашего портала сотрудники могут заказывать и управлять программным обеспечением RPA в ИТ-сфере в одном месте. Он напрямую интегрируется с системами ERP, CRM и HR, поэтому данные остаются согласованными, а командам не приходится искать обновления в разных инструментах.

Большинство компаний видят преимущества уже в первые несколько месяцев — без необходимости индивидуальной разработки или значительных затрат на внедрение. Это практичный способ сократить расходы, а не идти на компромиссы.

Почему автоматизация является ключевым фактором устойчивой оптимизации затрат

Многие компании достигают точки, когда простое сокращение расходов больше не работает. Реальная экономия достигается за счёт изменения принципов работы ИТ-подразделения, а не только его затрат. Когда рутинные запросы, согласования и отслеживание лицензий переносятся в единый цифровой портал, эффект распространяется на все команды и бюджеты.

Благодаря no-code ИТ-инструментам обновления происходят быстро. Интегрированные системы устраняют дублирование и обеспечивают доступность данных для всех подразделений, превращая ИТ из статьи расходов в реальный драйвер роста.

Независимо от того, изучаете ли вы ИТ-решения или совершенствуете текущий набор инструментов автоматизации, правильный партнёр имеет решающее значение.

Наша компания помогла более чем 200 организациям достичь этих целей. Более 150 специалистов сосредоточены на банковской, телекоммуникационной и розничной отраслях, где точность имеет критическое значение. Проекты автоматизации не останавливаются, ценообразование остаётся прозрачным, а результаты подтверждаются на практике.

Узнайте, как электронные порталы Banza могут помочь вам сократить ИТ-расходы, сохраняя высокую производительность.